各学院，各部门，各校区管委会，直属各单位：

为进一步推动机关效能建设，提高工作效率，学校将启用网络视频会议系统。为规范和加强网络视频会议系统的管理，现将《浙江大学网络视频会议管理办法（试行）》印发给你们，请认真贯彻执行。执行中有何问题和建议，请及时向校长办公室和网络与信息中心反映。

                                                                   二○○八年五月九日

浙江大学网络视频会议管理办法（试行）

第一条 为充分发挥学校网络视频会议系统（以下简称视频会议系统）的效能，确保网络视频会议规范、高效、安全运行，特制定本办法。

第二条启用视频会议系统是学校加强效能建设，进一步转变工作方式，改进工作作风，提高工作效率的一项重要手段。各部门（单位）要高度重视，充分运用视频会议系统召开会议。

第三条视频会议系统的使用管理由校长办公室统筹协调，网络与信息中心、各校区管委会等单位协同配合。各部门（单位）具体职责分工如下：

（一）校长办公室负责视频会议的统筹规划及组织协调工作，包括提出视频会议制度化、规范化建设意见，拟订全校性视频会议方案并组织实施，审核部门（单位）申报的视频会议方案，协调督促有关部门做好视频会议的技术保障和有关服务工作，协调处理视频会议系统建设和管理中的其它重要事项等。

（二）网络与信息中心负责视频会议系统的技术支持和保障工作，包括视频会议系统网络、主控设备等设施的技术维护，拟订视频会议操作规范并组织实施，安排专业人员负责相关技术保障，组织开展必要的专业培训等。

（三）各校区管委会负责视频会议系统和场地使用的日常管理和服务，包括视频会议系统设备、麦克风、投影仪、音响、视音频及网络模块等设施的日常使用和维护，组织落实视频会议操作规范，安排专门人员参加必要的专业培训，并负责会前、会中、会后的相关服务和联络工作。

（四）视频会议系统设备产权归网络与信息中心；负责各校区视频会议室管理的单位应与网络与信息中心签订相关设备代管协议，按规定做好日常安全保障工作。

第四条利用视频会议系统组织召开会议，应按以下规定办理：

（一）学校决定召开的全校性会议，具体由党委办公室、校长办公室协调落实。

（二）经批准由部门（单位）组织召开的全校性会议，主办部门（单位）一般应提前五个工作日向校长办公室提交会议方案，经校长办公室审批同意后方可安排。

（三）各部门（单位）组织召开会议，应向校长办公室报批并送有关校区管委会备案。

（四）部门（单位）内部召开会议，应向有关校区管委会报批。

第五条 需使用视频会议系统与校外系统对联的，主办部门应报经有关校区管委会批准，并提前三个工作日报网络与信息中心开通。如需召开国际网络视频会议的，主办部门应按规定支付互联网国际流入量费。

第六条全校性视频会议由党委办公室、校长办公室名义印发会议通知。会议通知应明确会场设置要求、系统联调测试时间、主会场的技术支持、相关会务安排、联系人和联系电话等事项，并及时抄送网络与信息中心和各校区管委会。

第七条视频会议主办单位应在视频会议召开的三个工作日之前主动与网络与信息中心等单位联系，做好相关设备调试及技术保障工作。视频会议因故推迟或取消，主办单位应及时告知有关单位。

第八条视频会议会场应当满足会议需要，环境整洁，设备齐全。在会议召开期间，参会人员应当着装整齐，自觉保持良好秩序，不得随意走动。不安排发言的分会场应将麦克风置于静音状态。

第九条视频会议应当严格按照操作程序和规范要求进行技术操作。

第十条各校区管委会和部门要明确职责，加强管理，切实保证视频会议系统的稳定运行，应结合实际，制订本校区、本单位视频会议管理办法。

第十一条本办法自发布之日起实施，由校长办公室负责解释。

主题词：会议管理办法通知